Vor Kurzem trat ein Startup-Kunde mit einem klaren Problem an mich heran: „Wir haben für vieles einfach keine Zeit mehr!“ Was zunächst wie ein typisches Wachstumsproblem wirkte, stellte sich bei genauerer Analyse als klassischer Fall von ineffizienten Arbeitsabläufen heraus.
Im Alltag von Unternehmen schleichen sich häufig Prozesse ein, die nicht mehr hinterfragt werden. Besonders, wenn Teams wachsen und Aufgaben komplexer werden, können solche unstrukturierten Abläufe schnell zu Zeitfressern und Frust führen.
Es fehlten klare Abstimmungsstrukturen
Viele Aufgaben wurden mehrfach besprochen
Unklare Verantwortlichkeiten
unnötige Meetings
Verzögerungen bei Entscheidungen
Ineffizienz im gesamten Arbeitsprozess
Gemeinsam haben wir die täglichen Prozesse auf den Prüfstand gestellt und dabei Schritt für Schritt analysiert, wo die Engpässe lagen. Schnell wurde klar: Verantwortlichkeiten waren nicht klar definiert, was zu Verwirrung und doppelter Arbeit führte. Zudem gab es keinen festen Ablauf für die Freigabe von Projekten, was viele Aufgaben unnötig in die Länge zog.
Durch die genaue Analyse und Optimierung der Abläufe konnten wir klare Verantwortlichkeiten festlegen, standardisierte Freigabeprozesse einführen und unnötige Schleifen eliminieren. Dadurch konnte das Team nicht nur effizienter arbeiten, sondern gewann auch wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zurück.
In wachsenden Teams treten häufig Kommunikationsprobleme auf, die sich schleichend zu großen Herausforderungen entwickeln können. Besonders, wenn die Aufgaben komplexer werden und neue Strukturen entstehen, entsteht oft Unmut oder das Gefühl von Ungleichgewicht. Ein Erklärungsansatz hierfür ist das Vier-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun, das verdeutlicht, wie unterschiedlich Aussagen von den Empfänger interpretiert werden können.
Besonders in wachsenden Teams kann es zu Missverständnissen kommen, wenn Menschen unterschiedliche Ohren „bevorzugen“ oder auf eine bestimmte Weise sensibler auf Botschaften reagieren. Eine scheinbar einfache Aussage wie „Das Meeting hat heute länger gedauert“ kann auf verschiedenen Ohren unterschiedlich wahrgenommen werden:
Auf dem Sachohr hört man nur die reine Information.
Auf dem Appellohr könnte man das als Aufforderung verstehen, das nächste Meeting kürzer zu gestalten.
Auf dem Beziehungsohr könnte man die Botschaft als Kritik an der eigenen Arbeitsweise auffassen.
Auf dem Selbstoffenbarungsohr könnte es als Hinweis wahrgenommen werden, dass der Sprecher gestresst oder genervt ist.
In einem wachsenden Team kann es passieren, dass bestimmte KollegInnen Aussagen immer auf dem Appellohr hören und hinter jeder Äußerung einen Handlungsauftrag vermuten. Andere wiederum interpretieren Aussagen auf dem Beziehungsohr und sehen Kritik, wo vielleicht gar keine beabsichtigt war. Diese unterschiedlichen Wahrnehmungen führen nicht selten zu Unmut und einem Gefühl des Ungleichgewichts im Team. Auf der anderen Seite kann es auch vorkommen, dass Aussagen, die tatsächlich als Arbeitsanweisung gemeint sind, nicht als solche verstanden werden, weil der Empfänger sie auf dem Sachohr hört und keinen Handlungsbedarf sieht.
Damit solche Missverständnisse nicht zu größeren Problemen führen, ist es wichtig, in wachsenden Teams ein Bewusstsein für diese „Lieblingsohren“ der KollegInnen zu schaffen. Führungskräfte und Teammitglieder sollten lernen, Aufträge und Botschaften so klar und eindeutig wie möglich zu formulieren. Eine simple Regel lautet: Wer einen Appell aussendet, sollte ihn auch als solchen kennzeichnen. Wenn ich eine klare Handlung erwarte, muss ich sicherstellen, dass der Empfänger es auch als Aufforderung versteht. Zudem ist es hilfreich, regelmäßig im Team über Kommunikationsstile zu sprechen, um ein besseres Verständnis füreinander zu entwickeln. Wenn alle Beteiligten wissen, auf welchem Ohr die KollegInnen besonders „hören“, können Missverständnisse reduziert und die Zusammenarbeit verbessert werden.
Kommunikation ist in wachsenden Teams oft eine Herausforderung – besonders, wenn es darum geht, die richtige Botschaft auf das richtige Ohr zu bringen. Das Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun hilft dabei zu verstehen, warum wir manchmal aneinander vorbeireden, und wie wir durch bewusstere Kommunikation das Miteinander im Team stärken können.